Amaçların ve bu amaçların elde edilmesi için gerekli olan faaliyetlerin belirlenme sürecine planlama denir. Bu süreç yönetimin bilgi toplama sürecidir. Çünkü bu işlevle, işletmenin amaçlarını ve politikalarını belirleyen bunlara ilişkin strateji ve taktiklerin neler olacağını kararlaştırmaya yardımcı olan bilgiler toplanır. Yönetimin, en temel anahtar işlevi olmakla birlikte üzerinde en az durulan işlevlerden biridir.
1. Planlama ve Planlar: Örgütsel amaçlar saptandıktan sonra yapılacak şey, bu amaçların nasıl başarılacağını belirleyen planların geliştirilmesidir. Bir işletme amaçlardan birisi olarak, yüzde yirmi beş yıllık kârı öngörmüşse, bu otomatik olarak bu oranın başarılacağı anlamını taşımaz. Bu amacı gerçekleştirmek için neler yapılması gerektiğini belirten bir planın geliştirmesi zorunludur. Bu planla, daha önce yüzde onikilerde kalan kârı artırmak için yeni bir ürün daha çıkarma gerekebilir. Ya da harcamaları düşürecek önlemlerle ağırlık verebilir. Amaçları başaracak çeşitli yollar vardır. İşte planlar bu yolları değerlendirerek amaçların nasıl başarılacağını ortaya koyarlar.
İş yaşamında çok kişi iyi planlamacı değildir. İşletmecilerin çoğu çabuk kararlar vermeye alışmış ve günlük işlerin üstesinden gelmekle öğünen etkin ve enerjik kişilerdir. Bu nedenle kendilerini geleceğin belirsizliklerini düşünmeye zorlamayı kolayca başaramazlar. Ama planlama en alt kademeden en üst düzeye kadar bütün yöneticilerin temel görevlerinden biridir.
a- Mevcut Durumun Değerlendirilmesi: Planlama sürecinin temeli mevcut durumun bir değerlendirilmesinin yapılmasıdır. İşletmenin görevinin açık bir biçimde belirlenmesinden sonra işletmenin bu göreve karşı güçlü ve güçsüz noktalarının analiz edilmesi gerekir. Yönetici bunu yaparken, belirlenen hedeflerin başarılması için gerekli kaynakların durumuna bakacaktır. Bu değerlendirme, işletmeyi beklentilerinde daha akla uygun davranması yolunda güdüleyecektir.
b- Verilerin Toplanması ve Değerlendirilmesi: Etkili planlama toplanan verilerin niceliğiyle yakından ilgilidir. Planlamacı güvenilir bilgi kaynaklarını saptayarak bunları gerekli zamanlarda kullanmalıdır. Ayrıca toplanan bu bilgileri örgütlemeli, değerlendirmeli ve kullanım amaçlarına göre ayırmalıdır. Dosyalama sistemi bu konuda oldukça yardımcıdır.
Bilgiler çeşitli kaynaklardan gelebilir. Tecrübe yoluyla bir yönetici bunların önemini ayırt edebilir. Astları, kendi bölümlerinin çalışmasını etkileyecek ve kendi gözünden kaçabilecek bilgileri iletmeleri için uyarabilir. Planlamada kullanılacak bilgiler iç ve dış bilgiler olmak üzere ikiye ayrılabilir. İç bilgiler masraf, üretim, satış işgücü gerekleri ve diğer ana konulardaki kayıtlarıdır. Dış bilgiler ise, endüstri, toplum, hükümetin tutumu ve genel ekonomik koşullara ilişkindir.
Bilgi toplamada an önemli kaynakların başında tahminler gelmektedir. Yöneticiler gelecek olayların tahmini çok yanlış olarak yaparlarsa bu işletme için oldukça masraflı olacaktır. Geleceğe yönelik tahminler yaparken geleceğe ilişkin yönetim ve gelişmeler hakkında kesin bilgiler elde etmek gerekir.
c- Zaman Etmeni: planlamanın ne kadar süreyi kapsayacağı konusudur. Bu uzun dönemli olabileceği gibi kısa bir dönemi de içerebilir. Kısa dönem planlama bir aylık, belki de en fazla iki yıla kadar olan geleceğin plan altına alınmasıdır. Eldeki stok malların elden çıkarılmasını öngören ucuza satış planları bu türdendir. Uzun dönem planlama ise on, yirmi hatta gelecek elli yılı kontrol altına almayı hedefleyen planlamadır. Planlamanın süresi işletmenin yaptığı işe göre değişecektir.
Uzun ya da kısa dönemli planlama aynı sürekli sürecin iki yüzüdür. Planlamada başarı, bu iki tipi birleştirmede yöneticilerin yeteneğinde yatar. Kısa dönem plan ancak uzun dönemli planın sınırları içinde yürütülürse başarılı olur. Bu nedenle uzun süreli planlarda yapılacak değişikliğe ilişkin uyarlamalar kısa sürelilere yansıtılmalıdır.
d- Planlar Hiyerarşisi: Planlamada dördüncü özellik, planların önemlerine göre bir sıralama içinde bulunuşudur. Bu planlar sorumluluk derecesine ve kapsadığı zamana uygun bir düzen içindedirler. Üst kademelerde geniş, uzun zaman perspektifi planlar uygulanırken aşağılara inildikçe kısa dönemi kapsayan ve bu kademelerdeki yöneticilerin günlük olarak karşılaştıkları sorunlara yönelik planlara rastlanır.
1.2. Etkili Planlamayı Engelleyen Etmenler: Planlama genellikle yanlış anlaşılabilecek bir basitliğe sahipmiş gibi görülür. Bazen en basit işlerin bile planlaması oldukça güç olabilir. Bu nedenle büyük işletmeler bir yana, en küçük işletmelerde bile çok dikkatli davranmak gerekecektir.
Yönetici, planlama sürecinde oldukça sınırlı davranma özgürlüğüne sahiptir. Bazı güçler planlamanın sınırlarını yöneticinin kontrolü dışında büyük etkili olabilecektir. Bütün bu etmenler özgürlük sınırını oldukça daraltır. Bu onun kusuru değildir. Bununla birlikte, yönetici engelleri anlamak ve bunların etkisini en alt düzeye indirecek önlemler almak suretiyle daha iyi bir plan yapabilir. Bu engeller şunlardır:
a- Zamanın Genişliği: Planın kapsadığı süre genişledikçe kesinliği de azalır. Çünkü zaman uzadıkça beklenmeyen olayların ortaya çıkma olasılığı da artacaktır. Planlama belirsizliği denetim altına almak demektir. Bir yıl içinde neler olabileceği az çok kestirilebilir.
Geleceğin tüm olay ve koşullarını kestirmekte öyle kolay bir iş değildir. Bu bakımdan planlama, mevcut bilgilerin geleceğin tahminleri ışığında geliştirilmesi sürecidir. Ortaya yeni yeni olayların çıkması yeni planların yapılmasını ya da eskilerinde değişikliğe gidilmesini gerektirir. Bununla birlikte dikkatli bir planlama ve bilimsel tahmin yöntemlerinden yararlanarak yapılacak yeterli bir tahmin, yöneticilere şirket faaliyetlerini oldukça kararlı bir düzeyde yürütme ve gelecekte ortaya çıkabilecek rahatsız edici değişikliklerin etkisine uyabilme olanağı sağlar.
b- Yönetsel Sorunlar: Başarılı ve etkili planlama yapabilmede ortaya çıkabilecek yönetsel sorunlardan biri, gerekli örgütsel iklimin yaratılmasıdır. Bilgi akımı, planlamada sorumlulukların dağıtımı ve planlamanın maliyeti diğer yönetsel sorunlar arasında sayılabilir.
Örgüt yaşamında bunca önemine karşın, bütün yöneticilerin planlamada onayını almak oldukça zordur. Yöneticilik işlevlerinin başında sayılan planlamada, bazı yöneticilerin onu engelleme çabaları içine girmeleri oldukça şaşırtıcıdır. Buna karşılık planlama, hiçbir şey yapmamış görünmekle birlikte fiziksel ve zihinsel büyük çabaları gerektirir. Bunun içindir ki, çoğu yönetici konuyu ayrıntılarıyla planlama yerine, büyük, ama boş sözleri sıralayarak planı oluşturup başından savmağa çalıştır.
Yeterli bilgi olmaması ya da bilgilerin kesinlik ve nitelik yönünden zayıf olması da planın etkisini kısıtlayan bir etmendir.
c- İnsan Etmeninin Doğurduğu Sorunlar: Planlamada engel oluşturan birçok sorun, plancıya ilişkindir ve doğası gereği psikolojiktir. Her şeyden önce planlama ustalık sürecidir. Karar verme konusunda da değinileceği gibi insanların sınırlı oluşları planlamada da etkisini gösterir.
Yöneticiler, herkes gibi mevcut duruma daha fazla önem verirler. Yöneticinin üstünde hissettiği baskı, ilerideki büyük sorunların doğuracağı baskıdan daha korkunç görünür. Mevcut durum, geleceğe oranla daha belirli olmakla kalmayıp daha istenir durumda ve daha gerçektir. İş yaşamında değişikliğe karşı dirence çok rastlanır. Planlama, yöneticilerin genellikle görmezlikten gelecekleri değişikliklerin tanımlanması demektir.
Planlamada bireyin düşünceleri geçmişe yönelik tecrübeleriyle koşullanır. Ileriye yönelik tahminlerde bulunurken geçmiş tecrübeleri bu tahminleri büyük ölçüde etkiler. Bazen bu tahminleri yaparken gerçekler konusunda yanılgıya düşebilir. Plancı bu varsayımların gerçek olduğuna inanarak kendini aldatmamalıdır.
1.3. Etkili bir planlama için gerekli koşullar: Etkili bir planlama bir yandan üst yönetimin desteğine diğer yandan da kademelerdekilerin katılımlarına gerek duyar. Üst düzeyde yapılan açık ve yararlı olma niteliğini kazanırlar. Bu nedenle planların bazı özellikler göstermesi etkilikleri için gereklidir. Bu özellikler şöyle özetlenebilir.
- Plan iyi bir biçimde tanımlanmış amaçlara yönelik olmalıdır.
- Plan basit ve anlaşılır olmalıdır.
- Planlar esnek olmalıdır.
- Planlar dengeli olmalıdır.
- Planlar elde edilebilir ve akla uygun olmalıdır.
- Farklı uzmanlarca yapılan planlar, uzmanlar arasında yeterli iletişim yoluyla eşgüdümlenmelidir.
- Planlama, yönetimin diğer işlevleri için önceden gerekli olan bir kavramdır.
1.4. Kullanımlarına Göre Plan Tipleri: Yönetici planlama işlevini yerine getirirken ya da bir kez kullanılan ya da sürekli el altında bulunan planlar geliştirir. Çoğu zaman bunların kullanımı birlikte de olabilir. Bir kez kullanılan planlar, belirli bir durumda izlenecek hareket tarzını belirtir ve amaca ulaşıldıktan sonra planın görevi son bulur. Sürekli planlar ise birçok durumlarda kullanılan planlardır.
2. Sürekli Plan Türleri:
2.1. Standartlar: Bir ölçüt olmak üzere konulan kurallara standart adı verilir. Belirli bir davranış ya da koşulları düzenlemek için saptanır. Planlara dökülmüş olan amaçların başarılıp başarılmadığının anlaşılmasına yardımcı olurlar. Bu bakımdan planlama ile kontrol arasında bir bağ oluştururlar.
2.2. Politikalar: Karar vermeye ve kişilerin eylemlerine ya da etkili bir eyleme yönelecek düşünceye ışık tutan genel rehberlerdir. İşletme amaçlarının iyi bir biçimde değerlendirilmesi sonucu ortaya çıkarlar. Gerek üstlerin gerekse astların işini kolaylaştırma amacını güderler. Planlama işi ve işletmenin amaçlarının belirlenmesi politika biçiminde açıklandığı zaman etkili olur. Politikalar, bir başka deyişle, çalışanların davranış ve kararlarına yönelik olan işletmenin resmi tutumudur. Belli bir hareketin yasaklanmış olup olmadığı ancak işletme politikalarına bakılarak anlaşılabilir. Bunlardan temel olanları, üst yönetimce yapılır. Endüstri seçimi bu türdendir. Diğer politikalar bu temel politikanın sınırları içinde belirlenir. Kalite konusundaki standartlar da böyledir. Bu politikanın satın alma bölümü için anlamı, güvenilir kaynaklardan kaliteli hammadde temin edilmesidir. Personel bölümü için ise, kaliteli malı üretecek personeli bulma politikası saptamaktır. Temel politika bu bakımdan tüm işletme faaliyetlerine ışık tutar. Her bir bölüm, işlevleri ne olursa olsun, temel işletme politikasına uygun özel politikaları uyarlamak zorundadır.
2.3. Usul ve Kurallar: Usul ve kurallar, daha alt düzeydeki personelin faaliyetlerini kısıtlayan ve düzenleyen belirlemelerdir. Belli bir politikaya uygunluğu sağlamak amacıyla çıkarılırlar.
a- Usuller: Belli bir proje ya da faaliyeti başarmak için konulan adımlar dizisine usuller denir. Bunlar da politikalar gibidir. Ancak daha özel ve belirleyici niteliktedir. Politikaların çoğu bu politikaların nasıl yürütüleceğini belirten bir usuller demetiyle yürürlüğe konur.
b- Kurallar: Eylemlere ışık tutan açık ve ayrıntılı belirlemelerdir. Politika, usul ve yöntemlerden farklıdır. Düşünceye ışık tutmadığı gibi takdir yetkisi de tanımazlar. Bununla birlikte usullerle yakından ilişkilidir. Neyin yapılıp yapılmayacağı konusunda faaliyetlere ışık tutarlar. Kuralların, politikalardan ayrıldığı kısım, kurallara uymayanların cezalandırılmasında görülür.
3. Stratejik Planlama ve Yönetim: Stratejik planlama, bir bütün olarak örgüt üzerinde odaklanan uzun dönemli bir planlamadır. Yöneticiler örgütü bir bütün olarak görür ve örgütsel amaçlara ulaşabilmek için uzun dönemde ne yapılması gerektiğini kendilerine sorarlar. Uzun dönemli bir planlama, genellikle 3-5 yıllık bir dönemi kapsar. Stratejik planlama kavramını daha iyi anlayabilmek için öncelikle strateji kavramını tanımlamak faydalı olacaktır. Strateji, uzun dönemli amaçlara ulaşmak üzere geliştirilen, geniş kapsamlı ve genel bir planlama türüdür. Örgütsel stratejiler, pazarlama, finansman, üretim, araştırma ve geliştirme ile personel gibi alanlarda oluşturulur.
Stratejik yönetim, örgütsel amaçların başarılmasına yardımcı olacak stratejilerin oluşturulmasına yönelik, karar ve eylemlerin belirlenmesine ilişkin bir süreçtir. Stratejik yönetim sürecinde örgütün ihtiyaçlarına en uygun stratejilerin geliştirilmesine çalışılır.
Stratejik yönetim birbirini izleyen beş aşamadan oluşur:
- Çevrenin analizi,
- Örgütsel yönelimin belirlenmesi,
- Stratejinin oluşturulması,
- Stratejinin uygulanması,
- Stratejik kontrol.
