ÖN MUHASEBE

Ön muhasebe tutmak işletmelerin muhasebesinin tutulduğu anlamına gelmez. İşletmelerin belgelerini muhasebe defterlerine işlemek, bu bilgiler ile mali tablolar ve raporlar düzenlemek, devletle olan ilişkileri düzenlemek (beyanname, ssk) serbest muhasebeci mali müşavirlerin görevidir. Örneğin bir beyannamenin mutlaka smmm tarafından düzenlenip onaylanması gerekir. Bu nedenle işletmenin muhasebe kayıtları mutlaka smmm tarafından ve ilgili kayıt sistemine göre tutulması gerekir.

Muhasebe kayıt sistemleri 2 tanedir. Bunlar tek taraflı kayıt sistemi (basit kayıt) ve çift taraflı kayıt sistemi (Bilanço usülü kayıt) dir. Tek taraflı kayıtta işletme defteri ve serbest meslek kazanç defteri tutulur. Tek taraflı kayıdı ikinci sınıf tacirler tutar. Çift taraflı kayıtta ise yevmiye defteri, büyük defter, bilanço, gelir tablosu gibi mali defterler tutulur. Çift taraflı kayıdı birinci sınıf tacirler tutmaktadır.

Ön muhasebe tutmak demek ise bu kayıt sistemlerine hazırlık aşaması demektir. Muhasebe kayıt sistemleri belgelere dayanılarak yapılır. Bu belgeler ise işletmeler tarafından toplanır. İşte bu belgeleri düzenleyerek takip edecek kişilere ihtiyaç vardır. Bu kişilerde işletmelerin ön muhasebesini tutmuş olurlar. Yine işletmeler tarafından çok kullanılan işlemlerde ön muhasebe tarafından takip edilebilir. Örneğin, stok durumları, çek ve senet durumları, banka hesaplarındaki durumlar gibi.

Ön muhasebe elemanları genellikle işyerlerinde çalışır. Ön muhasebe için yazılmış muhasebe paket programlarıda bulunmakta olup, bu programlarda da ön muhasebe tutulmaktadır.

Kısacası işletmede bir fatura düzenlenmesi gerektiği zaman bunu işletme sahipleri, işletmede çalışan biri veya ön muhasebe elemanı düzenleyebilir. Ama bu faturanın muhasebe defterine kaydedilerek resmiyet kazanması muhasebecilerin görevidir. Muhasebecilerin her işletme için gidipte her zaman fatura düzenlemesi imkansızdır. Bunun için işletmeler basit ve temel işleri yapabilecek eleman görevlendirirler. Bunlar da ön muhasebe elemanı olarak adlandırılmaktadır.

Ön Muhasebe Nasıl Öğrenilir

Ön muhasebe öğrenmek için yukarıda belirtilen temel işlemleri yapabilmek yeterli olabilmektedir. Bu temel işlemleri takip ederek işletmeye ve işletmenin muhasebesine yardımcı olunacaktır. Bu işlemleri takip etmek son derece kolaydır. Bunlardan bazıları şöyledir:

Kasa Hesabı Takibi: İşletmenin nakit işlemlerini takip etmektir. Bunu için bir kasa defteri tutulabilir. İşletmenin nakitleri bu defter ile tekip edilebilir. Kasa hesabında işletmeye nakit girişi ve nakit çıkışı olduğu zaman hareket meydana gelir. Bu nedenle her nakit hareketinde kasa defterine kayıt yapılır. Yapılan tahsilatlar ve ödemeler kasa bölümünde izlenir. Böylece işletmenin nakit parası takip ederek günlük gelir ve gider takibi yapılır.

Müşteri (Cari) Hesabı Takibi: İşletmenin birlikte çalıştığı müşterileri takip etmektir. İşletme alıcılarına mal ve hizmet satar. Böylece işletmeye borçlanırlar. İşletme satıcılarından mal ve hizmet alırlar. Böylece işletme satıcılara karşı borçlanır. Cari hesap takibinde buradaki alıcılar ve satıcılar takip edilir. Alıcıların ve satıcıların borç ve alacakları izlenir.

Fatura/İrsaliye İşlemleri: İşletme mal veya hizmet sattığı zaman fatura kesilir. Mal veya hizmet aldığında ise fatura alınır. Buradaki fatura kesme işlemini, gelen, giden fatura ve belgeleri takip eder.

Stok Giriş/Çıkış Takibi: İşletme mal aldığı zaman bunları giriş yapar, mal atıldığı zaman da stoklardan düşer. Böylece malların yani stokların takibini yaparak azalan malları veya biten malları belirleyebilir. Alış faturası ile stoklarımızda artış, satış faturası ile de stoklarımızda azalış meydana gelir.

Çek/Senetleri Takibi: İşletmenin veya müşterilerin çek-senetlerini takip eder. Çek-senetlerin giriş çıkışlarını kaydederek, ne kadar tahsil edilecek ve ne kadar ödenecek çek senet olduğu bilinir. Bunların vadeleri de takip edilerek, ödeme günlerinde ödemeler yapılır, tahsil günlerinde tahsilatlar yapılır.

Banka Hesap Takibi: İşletmenin bankalardaki hesaplarını durumu takip edilir. Bazen işletmenin kasasında nakit olmadığı durumlarda banka hesapları kullanılır. İşletmenin çek ve senetlerinin vadeleri takip edilerek bankada çek veya senedin tahsili için para olup olmadığı takip edilir. Dışarıdan gelen ödemelerde banka hesabı kontrol edilir.