Kontrol, mevcut iş başarısının ölçülmesi ve başarının belirlenen hedefleri gerçekleştirme olasılığının saptanmasıdır. Kontrolün temeli, mevcut faaliyetlerden elde edilen sonuçların planlama sürecinde belirlenen amaçlara karşı denetlenmesinde yatar. Bu bakımdan planlama ile kontrol birbirinden ayrılmaz iki kardeş gibidir.
Kontrol, bir faaliyeti daha önceden belirlenen amaçlara yöneltmede rehberlik eden süreç olarak tanımlanabilir. Kavramın temeli, yapılan bir faaliyetin istenen sonuçları verip vermediği anlamakta yatmaktadır. Bu tanımdan da anlaşılacağı gibi kontrolün olabilmesi için, istenen sonuçların bilinmesi gerekir.
1. Kontrol Sürecinin Temel Aşamalar: Kontrol, mevcut faaliyetleri sapmalar varsa düzeltmek amacıyla, önceden belirlenen standartlarla karşılaştırma süreci olduğuna göre, bu süreç belli aşamalarla gerçekleştirilir. Kontrolde en önemli fikir, sonuçların ne olması gerektiği ya da bir faaliyetten neler beklendiğinin saptanmasıdır. Yönetsel ya da diğer örgütsel bir faaliyetin sonuçları belli bir ölçütle karşılaştırılmalıdır ki kontrol bir anlam kazansın. Bu ölçütlere standartlar denilmektedir.
İlk aşamada belirlenen standartların işlevi bunlarla karşılaştırılabilecek faaliyetlerdir. Bu faaliyetler de standartlarla orantılı olarak nitelik ya da sayı yönünden ölçülerek ortaya çıkarılır. Standartlara uyulup uyulmadığı ve sapmaların olup olmadığı ancak mevcut faaliyetlerin belirlenen standart ölçütlerle karşılaştırılmasıyla sağlanabilir. Bütün faaliyetlerde bir takım sapmalar olabilir. Önemli olan, bu sapmaların benimsenebilecek sınırlarını belirleyerek kontrol altında tutmaktır. Yönetici önemsiz sapmalarla, düzeltilmesi gereken sapmalar arasında ayırımı yapabilmelidir. Eğer tüm konularda aksak nokta aramaya çalışırsa önemsiz konular içinde boğulacağından, üzerine eğilmesi gereken sapmalarla uğraşamayacaktır. Yönetici zamanını ayarlayarak darboğazları yeterince inceleyebilmelidir. Bunları saptayabilmek için sorunları kolayca gösterecek teknikler kullanmak gerekecektir.
2. Genel Bir Kontrol Modeli: Kontrol sürecini daha iyi anlayabilmek için geribildirim kavramını anlamak gerekir. Bu kavram, gerek insan gerekse insanın oluşturmadığı tüm sistemlerde vardır. Bir sistemin gerektiği biçimde işleyip işlemediğini anlamak için onun çevresiyle ve iç süreçleriyle ilgili olarak nasıl işlendiğini bilmek gerekir. Yani, mekanizmayı kavramak gerekir. İşte bu mekanizmayı geribildirim süreci açıklar.
İşletmelerdeki kontrol sistemleri birtakım ilkelerle çalışır. Standartlardan sapmalar istenmeyen düzeyde olduğunda düzeltme eylemine geçilmektedir. Her sistemde de mevcut faaliyetlerin sonuçları geribildirim yoluyla sağlanmaktadır. Böylece çeşitli sistemlere uygulanabilecek genel bir kontrol modeli geliştirilebilir.
3. Örgütlerde Kullanılan Kontrol Türleri: Kontrol işlevi üç ana tipe ayrılır: Ön kontrol, süreçler sırasında kontrol ve son kontrol. Ön kontrol, kaynakların örgüte girişi sırasında, süreç sırası kontrol, malın üretimi sırasında, son kontrol ise ürün çıktıktan sonra yapılan, kontroldür.
3.1. Ön Kontrol: Bu tür kontrol koruma amacı güder. Koruyucu hekimlikte olduğu gibi hastalık çıkmadan kaynakta kurutma amacındadır. Örgütsel amacın etkili bir biçimde başarılması için kullanılacak araçların örgüte girişi sırasında denetlenmesine yarar. Bunlar; alınan hammaddelerin belirlenen koşullara uygunluğunu denetleyen materyal kontrolleri, alınacak işgücünün niteliklerini belirleyen personel seçme kontrolleri ve sermaye kontrolleridir.
3.2. Süreç Sırası Kontrol:Bu tür kontrol, hizmetin ya da ürünün elde edilmesi sırasında yapılan denetimdir. Genellikle gözlem ya da üst ile astın görüşmesiyle yapılır. Alt kademe yöneticileri, zamanlarının büyük bir bölümünü bu tür işlerin yürütülmesi için harcarlar.
3.3. Son Kontrol: Ürün elde edildikten sonra standartlarla karşılaştırılmasıdır. Süreç sırası kontrole benzemekle birlikte bazı farklılıkları vardır. Süreç sırası kontrol iş devam ederken, son kontrol ise faaliyet tamamlandıktan sonra yapılır. Ayrıca süreç sırası kontrol yakın amir tarafından, son kontrol ise bu amirle birlikte daha üstteki amirle ya da bu işte uzmanlaşmış kişilerce yapılır. Son olarak süreç sırası kontrol gözlem ya da yüz yüze ilişkilerle yapılır. Yani bu tür kontrolde yönetici, yapılan işi nitelik ve nicelik yönünden değerlendirmekte ve insan ilişkileri becerisini kullanmaktadır. Buna karşılık son kontrol, yalnızca sayısal ve istatistiksel değerlendirmeyi içerir.
Son kontroller, personel yönetimi bölümünde ayrıntılı ele alınan işgören değerlendirmesini bireyler, bölümler ya da birimler için belirlenen kotaları, kalite kontrollerini, belirli bir projenin gelişmesini denetlemeyi ve finansal analiz yöntemleri yoluyla yapılan kontrolleri içerir.
4. Etkili Bir Kontrol Sistemi İçin Gerekli Koşullar: Herhangi bir kontrol sistemi çeşitli nedenlerle başarılı olmayabilir. Mesela; teknik yönden iyi kurulmuş bir kontrol sistemi kişilerin onu algılayışına bağlı olarak başarısız olabilir. Kontrol zamanlamasının iyi yapılması gibi nedenler de kontrol sistemini aksatan sonuçlar doğurabilir. İşte, yönetici bazı noktaları göz önünde bulundurarak bu tür olumsuzlukları an alt düzeye indirebilir ve etkili bir kontrol sistemi oluşturabilir. Etkili bir kontrol sistemi için gerekli koşullar şunlardır:
- Anlaşılabilirlik
- Örgütsel yapıya uygunluk
- Sapmaların derhal bildirilmesi
- Duruma uygunluk ve yeterlik
- Esneklik
- Ekonomiklik
- Düzeltici eylemi göstermesi
