RESMİ YAZILAR

Konumu ve Şekli: Yazının gizlilik derecesi taşıdığını belirtmek üzere her sayfanın üst ve alt kenarlarından 1 cm içeriye ve sağ bloğa dayalı olarak "GİZLİ", "ÇOK GİZLİ", "ÖZEL", "KİŞİYE ÖZEL", "HİZMETE ÖZEL" ibarelerinden uygun olanı yazıyı tanzim eden kuruluş tarafından yazılır. Gizlilik ibaresi normal veya kırmızı renkli yazılabileceği gibi ayrı bir damga ile de basılabilir. Yazı ile yazılan gizlilik ibarelerinin altı çift kırmızı çizgi ile çizilir. Yazının belirli kişiler haricinde görülmesinde ve işleme konmasında bir sakınca yoksa bu bölüm yazılmaz. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilmelidir.

 

ÖRNEK

 

GİZLİLİK DERECESİ

T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü

İlgi: a) 03/01/2009 tarihli B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/3415 sayılı yazı,
b) 05/01/2009 tarihli B.02.1.DPB.0.12.01/3408 yazı,

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)

Metin içeriği ...

 

(İmza)
Adı SOYADI
Okul Müdürü

 

GİZLİLİK DERECESİ

3.2. İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı:
Tanımı ve İçeriği: Yazıların öncelik durumunun belirtildiği alandır.

Konumu ve Şekli: Yazının öncelik durumunu belirtmek üzere tarihin altında bir satırlık boşluk kalacak şekilde sağ bloğa yakın altı tek çizgi ile çizili yazılır veya damga ile basılır. Eğer yazının acele işleme konması keyfiyeti yoksa ivedilik bölümü yazılmaz. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Örnek:

Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500

Konu : ...

İVEDİ
30/01/2009

 

3.3. İlgi Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

Konumu ve Şekli: "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti" konularak kullanılır. İlgide, "tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

Örnek:

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)

İlgi: a) 03/01/2009 tarihli B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/3415 sayılı yazı,
b) 05/01/2009 tarihli B.02.1.DPB.0.12.01/3408 yazı,

Metin içeriği ...

3.4. Ekler Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.

Konumu ve Şekli: Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa yarı bir sayfada gösterilir.

Örnek:

EKLER:
1- Danıştay Kararı (…..sayfa)
2- Genelge (….sayfa)

3.5. Dağıtım Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.

Konumu ve Şekli: Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.

Örnek:

DAĞITIM:
Başbakanlığa
Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğüne

3.6. Sayfa Numarası Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Birden fazla sayfası olan yazıların sayfa sırasının belirtildiği bölümdür.

Konumu ve Şekli: Birden fazla sayfası olan yazıların ilk sayfasına numara konulmaz, sonraki sayfalara 2’den devam eden numaralar konur. Sayfa numarası yazı bitiminden itibaren kalan boşluğun ortasına sağı ve soluna tire işareti konularak yazılır.

Örnek:

1/3, 2/4, 3/22

3.7. Onay:
Tanımı ve İçeriği: Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Konumu ve Şekli: Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına ünvanı yazılır.

ÖRNEK

 

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)

Metin içeriği ...

(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür

OLUR
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar

 

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” İfadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

ÖRNEK

 

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)

Metin içeriği ...

(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür

Uygun görüşle arz ederim.
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar

OLUR
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Bakan

Resmi yazı örneği

sayfa 2

<< önceki sayfa

Resmi yazı dilekçe