Muhasebenin kaydetme aşamasında açılış bilançosu, yevmiye (günlük) defter ve büyük defterler (defteri kebir) düzenlenir. İşletmelerin değerleri bu defter ve belgelere kaydedilir.
İşletmeler ilk kurulduklarında belirli bir varlıkları ve bu varlıkları sağladığı kaynakları bulunur. Bu varlık ve kaynaklar açılış bilançosunda gösterilir. Varlık ve kaynaklar ilgili hesaplara dağıtılarak yevmiye defteri ve büyük defterlerde de aynı zamanda kayıt yapılır. Bilanço, yevmiye defteri ve büyük defterde yapılan kayıtlar aslında aynı kayıtlardır. Yani bilanço, yevmiye defteri ve büyük defter arasında aynı nitelikte bir ilişki bulunur.
Bu anlatılanları şimdi bir örnek çözerek açıklayalım:
Örnek: HG işletmesi 01.10.2010 tarihinde aşağıdaki varlık ve kaynaklarla işe başlıyor. Bu varlık ve kaynakları bilanço, yevmiye defteri, ve büyük defterlerde kayıt yapınız.
İşletmenin varlıkları: İşletmenin kuruluşta sahip olduğu tüm değerleri ifade eder.
Nakit parası: 12.000 TL
Banka hesabındaki parası: 6.000 TL
Malları: 35.000 TL
Makine ve cihazları: 25.000 TL
Demirbaşları: 40.000 TL
İşletmenin kaynakları: İşletmenin kuruluştaki varlıklarını sağladığı yerleri ifade eder.
Kısa vadeli banka kredisi: 30.000 TL
Kısa vadeli borç senetleri: 40.000 TL
Uzun vadeli satıcılar: 28.000 TL
Sermaye: 20.000 TL
Çözüm 1. Aşama: İşletme kuruluş aşamasındaki bu varlıkları ve kaynakları şunu ifade etmektedir:
İşletmenin 12.000 TL nakiti, 6.000 TL bankada parası, 35.000 TL satmak üzere aldığı ticari malları, 25.000 TL işletmede kullanmak üzere aldığı makine ve cihazları, 40.000 TL ise işletmede kullanmak üzere aldığı demirbaşları bulunmaktadır. Toplam: 118.000 TL varlığa sahip demektir.
Toplam 118.000 TL varlığın sağlandığı kaynaklar ise şöyledir; kısa vadeli yani 1 yılın altında geri ödeme süresi bulunan banka kredisi 30.000 TL, kısa vadeli yani 1 yılın altında geri ödeme süresi bulunan borç senetleri 40.000 TL, uzun vadeli yani 1 yılın üzerinde geri ödeme süresi bulunan satıcılara olan borcu 28.000 TL, işletmenin kendi özkaynağı olarak sermayesi de 20.000 TL dir. Toplam: 118.000 TL kaynağı bulunmaktadır.
İşletmelerin ne kadar varlığı varsa, o kadar kaynağı bulunmak zorundadır. Başka bir ifadeyle ne kadar kaynağınız varsa o kadar varlık alabilirsiniz. Yani varlık her zaman kaynak ile eşit olmak zorundadır. Buna bilançonun temel denkliği denir.
Çözüm 2. Aşama: İşletmenin sahip olduğu varlıkları ve kaynakları olduğu gibi kaydedemeyiz. Bunları tek düzen hesap planındaki hesaplarını bularak o hesaplara kaydederiz. Bun göre:
Nakit parası: 12.000 TL = 100 kasa hesabı
Banka hesabındaki parası: 6.000 TL = 102 bankalar hesabı
Malları: 35.000 TL = 153 ticari mallar hesabı
Makine ve cihazları: 25.000 TL = 253 tesis, makine ve cihazlar hesabı
Demirbaşları: 40.000 TL = 255 demirbaşlar hesabı
Kısa vadeli banka kredisi: 30.000 TL = 300 banka kredileri hesabı
Kısa vadeli borç senetleri: 40.000 TL = 321 borç senetleri hesabı
Uzun vadeli satıcılar: 28.000 TL = 420 satıcılar hesabı
Sermaye: 20.000 TL = 500 sermaye hesabı
Dikkat edilirse varlık hesaplarının kodu devamlı 1 ve 2 ile başlar. Kaynak hesaplarının kodu da devamlı 3, 4 ve 5 ile başlar.
Çözüm 3. Aşama: Varlık ve kaynakları ilgili hesaplarına yerleştirdikten sonra açılış bilançosu düzenlenir. Açılış bilançosunda aktif tarafta varlık hesapları, pasif tarafta kaynak hesapları yer alır. Her hesap bilançoda ilgili yere kaydedilir.
1 ile başlayan hesaplar 1.Dönen Varlıklar grubuna yazılır.
2 ile başlayan hesaplar 2.Duran Varlıklar grubuna yazılır.
3 ile başlayan hesaplar 3.Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar grubuna yazılır.
4 ile başlayan hesaplar 4.Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar grubuna yazılır.
5 ile başlayan hesaplar 5.Öz Kaynaklar grubuna yazılır.
| AKTİF | HG İŞLETMESİ 01.10.2010 TARİHLİ AÇILIŞ BİLANÇOSU | PASİF | |
II. DURAN VARLIKLAR ... 65.000
|
IV. UZUN VADELİ YABANCI KAYNAK ... 28.000 V. ÖZ KAYNAKLAR ... 20.000 |
||
| AKTİF TOPLAM | 118.000 | PASİF TOPLAM | 118.000 |
Çözüm 4. Aşama: Açılış bilançosunundan sonra aynı varlık ve kaynak hesaplarını yevmiye defterine kaydederiz. Yevmiye defterine hesapların kaydedildiği ilk yevmiye maddesi açılış kaydı olarak bilinir.
Burada da varlık hesaplarını yevmiye defterinin borç kısmına kaydederiz. Çünkü varlık hesaplarında yani aktif karakterli hesaplarda ilk kayıtlar devamlı borç tarafa yapılır. Varlıklarda artış olduğu için hesap artış gösterir. Varlık hesaplarında artışlar borç tarafta gösterilir.
Kaynak hesaplarını yevmiye defterinin alacak kısmına kaydederiz. Çünkü kaynak hesaplarında yani pasif karakterli hesaplarda ilk kayıtlar devamlı alacak tarafa yapılır. Kaynaklarda artış olduğu için hesap artış gösterir. Kaynak hesaplarında artışlar alacak tarafta gösterilir.
| Mad. No | AÇIKLAMA | BORÇ | ALACAK |
| 1 | 01.10.2010 100 Kasa Hesabı 300 Banka Kredileri Hesabı Açılış Kaydının Düzenlenmesi |
12.000 |
|
Çözüm 5. Aşama: Varlık ve kaynak hesaplarını tek tek sınıflandırmak için de büyük defterleri (defteri kebir) kullanırız. Bilançoda veya yevmiye defterinde kullanılan hesaplar için ayrı ayrı büyük defter açarız ve tutarları ilgili tarafa kaydederiz. varlık hesaplarında ilk kayıt borç tarafa, kaynak hesaplarında ilk kayıt alacak tarafa kaydedilir. Bir başka ifadeyle yevmiye defterindeki açılış kaydında borç tarafta yer alan hesaplar borçludur. Alacak tarafta yer alan hesaplar alacaklıdır.
| BORÇ | 100 KASA HESABI | ALACAK | |
| 12.000 | |||
| BORÇ | 102 BANKALAR HESABI | ALACAK | |
| 6.000 | |||
| BORÇ | 153 TİCARİ MALLAR HESABI | ALACAK | |
| 35.000 | |||
| BORÇ | 253 TESİS, MAKİNE VE CİHAZLAR HESABI | ALACAK | |
| 25.000 | |||
| BORÇ | 255 DEMİRBAŞLAR HESABI | ALACAK | |
| 40.000 | |||
| BORÇ | 300 BANKA KREDİLERİ HESABI | ALACAK | |
| 30.000 | |||
| BORÇ | 321 BORÇ SENETLERİ HESABI | ALACAK | |
| 40.000 | |||
| BORÇ | 420 SATICILAR HESABI | ALACAK | |
| 28.000 | |||
| BORÇ | 500 SERMAYE HESABI | ALACAK | |
| 20.000 | |||
