1. Ödeme Kaydedici Cihaz Kullananlar: Perakende mal veya hizmet satışı ile uğraşan birinci ve ikinci sınıf tacirler, fatura vermek zorunda olmadıkları satışlarını belgelendirmek amacıyla Ödeme Kaydedici Cihaz kullanmak zorundadırlar.
"Perakende Satış" ifadesinden anlaşılması gereken; mal ya da hizmetin en son tüketicilere satılmasıdır. Dolayısıyla, bir mal tekrar satılmak amacıyla alınmıyorsa perakende satış söz konusudur.
Birinci ve ikinci sınıf tacirlerin yapmış oldukları perakende satışlarının tutarı 600 TL sınırını aşmıyor ise fatura yerine ödeme kaydedici cihazdan alınan fiş düzenlenerek satış belgelendirilir. Ancak unutulmamalıdır ki tutarı ne olursa olsun müşterinin istemesi durumunda faturanın düzenlenmesi zorunludur. (770 TL, 2012 yılı için belirlenmiş tutar olup günün şartların göre değişiklik gösterir)
Ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorunda olmayanları, faaliyet konuları itibarıyla belirlemeye Maliye ve Gümrük Bakanlığı yetkilidir. Buna göre günümüzde, oto boya ve kaporta işiyle uğraşanlar, oto lastik tamircileri, keresteciler, parkeciler, döşemeciler, pazar takibi suretiyle iş yapanlar ödeme kaydedici cihaz kullanmayan iş kollarına gösterebileceğimiz örneklerden bazılarıdır.
2. Cihazın Alınması:
- Perakende satışları ile ilgili olarak iş yerine, kullanmak amacıyla ödeme kaydedici cihaz almak isteyen bir mükellefin;
- Öncelikle bağlı olduğu vergi dairesinden izin alması gerekir. Bunun için vergi dairesine hitaben bir dilekçe yazılır.
- Vergi dairesinden alınan izin yazısıyla yazar kasa satışı yapılan herhangi bir firmadan alım işlemi gerçekleştirilir. Cihazı satan firma, düzenlemiş olduğu faturanın üzerine "…………….... vergi dairesi müdürlüğünün …/…./….tarih ve ………nu.lı iznine dayanarak satışı yapılmıştır." şeklinde bir not düşer.
- Cihazla birlikte, cihaz kullanma kılavuzu ile satışa ilişkin bölümleri satıcı tarafından doldurulup tasdik edilmiş olan ruhsatnamenin alınması gerekir.
- Ödeme kaydedici cihazı satan satıcı firma, satışın yapıldığı tarihten itibaren 30 gün içinde cihazı kime sattığını, satılan cihazın marka, model ve sicil numarasını da belirterek bir taraftan alıcının vergi dairesine diğer taraftan ise cihazın üreticisi veya ithalatçısı konumundaki firmaya bildirmek zorundadır.
3. Ödeme Kaydedici Cihazlara Ait Levha: Satın alınan Ödeme Kaydedici Cihazın işletmede kullanılabilmek için, öncelikle bağlı olunan vergi dairesinden:
- Mükellefin adı ve soyadı veya unvanı
- Mükellefin bağlı olduğu vergi dairesi ve sicil numarası
- Cihazın satın alınışı ile ilgili faturanın tarih ve sayısı
- Cihazın işletmede kullanılmaya başlandığı tarih
Bilgilerini kapsayan, tasdik edilmiş "Ödeme Kaydedici Cihazlara ait Levha’nın alınması şarttır. Bu levha olmadan cihaz kullanılamaz.
Levhanın alınması için sırasıyla şu yol izlenir:
- Cihazın alımına ilişkin fatura tarihinden itibaren (fatura alış tarihi dahil) 15 gün içinde yetkili servise başvurularak cihazın mali hafızasının açtırılması ve cihazdan KDV oranlarını gösteren 1 nu.lı fiş örneğinin alınması gerekir.
- Bağlı olunan vergi dairesine levhanın alımı için bir dilekçe yazılır. Dilekçe ekine ise 1 nu.lı fiş örneği, ruhsat fotokopisi ile cihaz alım faturasının fotokopisi eklenir.
- Tasdik edilmiş olan levha vergi dairesinden alınarak iş yerinin gözle görünür bir yerine asılır.
4. Cihazın Satışı: Kullanılan yazar kasa, işi bırakma, yeni bir yazar kasa alma vb. nedenlerle satmak veya devretmek isteyen mükellefler sırasıyla şu işlemleri yapmalıdır:
- Satıcı mükellef, öncelikle yetkili servise başvurarak cihaz hafızasındaki kayıtlı bilgileri tespit ettirir.
- Servis, cihazdan kullanıldığı döneme ilişkin olan bir mali hafıza raporu alır.
- Kullanılmış Cihaz Satışına Dair Tutanak (Ek-2) düzenlenir. Bu tutanağı servis, alıcı ve satıcı üçü birlikte imzalar.
- Düzenlenen mali hafıza raporu ve tutanağın birer örnekleri mükelleflere verilir, diğer örnekler ise serviste kalır.
- Servis, cihazın mali hafızasını sökerek cihazla aynı numaraya sahip olan yeni bir mali hafızayı cihaza takar. Sökülen mali hafızayı da saklanması için cihazı satan mükellefe verir. Yeni mali hafıza takılmadan, halk arasındaki deyimi ile sıfırlama yapılmadan cihaz satılamaz.
- Satıcı cihazı almak isteyenden vergi dairesi izin yazısını alarak satış faturasını düzenler ve düzenlemiş olduğu faturanın üzerine de "……………....vergi dairesi müdürlüğünün …/…./….tarih ve ………nu.lı iznine dayanarak satışı yapılmıştır." şeklinde bir not düşer.
- Satıcı, işini terk etmiş durumda ise, doğal olarak fatura ve fatura yerine geçen belgelerini vergi dairesine verip iptal ettirmiş durumda olacağı için faturadüzenleyemeyecektir. Bu durumda alıcı konumundaki mükellefin bu alım için Gider Pusulası düzenlemesi gerekir.
- Satıcı, cihazı fatura, ruhsatname ve kullanım kılavuzu ile birlikte alıcıya teslim eder.
- Satıcı, satış tarihinden itibaren 15 gün içinde mali hafıza raporu, servis tutanağı ve ödeme kaydedici cihazlara ilişkin levha ile birlikte bağlı olduğu Vergi dairesine giderek cihazın kaydını sildirir.
- Alıcı ise alış tarihinden itibaren 15 gün içinde fatura, ruhsat fotokopisi, mali hafıza raporu ve servis tutanağı ile birlikte bağlı olduğu vergi dairesine cihazın kaydını yaptırarak ödeme kaydedici cihazlara ait levhayı alarak iş yerine asar.
5. Z Raporu: Bir iş günü içinde ödeme kaydedici cihaz kullanmak suretiyle yapılan satışlara ilişkin bilgileri, elde edilen hasılatı, tahsil olunan KDV’yi ayrıntılı olarak veren, birbirini takip eden sıra numarası taşıyan bir rapordur. Z raporuna günlük kapanış fişi adı da verilir. Bu rapor her iş gününün sonunda mutlaka alınır. Ve sıra numarasına göre Vergi Usul Kanununun defter ve belgelerin saklanmasına ilişkin hükümleri çerçevesinde 5 yıl süre ile saklanır. Denetim elemanlarına denetim sırasında istenmesi halinde gösterilir. Ödeme kaydedici cihazlardan genel olarak X, Z ve mali hafıza raporu olmak üzere üç çeşit rapor almak mümkündür. X ve Z raporu günlük hafızadan alınmakta ve o güne ilişkin mali bilgileri göstermektedir. Mali hafıza raporu ise isminden de anlaşılacağı üzere mali hafızadan alınan rapor olup geçmiş dönemlere ait bilgiler vermektedir.
